Ringenäs integritetspolicy

Halmstad – 2023.12.19, v1

Integritetspolicy för Ringenäs Golf, hotell och konferens

På Ringenäs Golf, hotell & konferens så värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in och använder din personliga information. Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande.

Ringenäs Golf AB, org nr. 556244-4660, med adress Strandlida 469, 305 91 Halmstad är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter vi samlar in.

Vårt Dataskyddsombud heter Henrik Jönne: Henrik kan ni nå via info@ringenasgk.se

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan härledas till dig. Exempel är identitet och kontaktuppgifter men också köphistorik, användarinformation, bilder samt teknisk information såsom IP-adress.

När behandlas mina uppgifter?

Ringenäs Golf AB behandlar dina personuppgifter vid en eller flera av följande situationer:

• När du köper och/eller ställer frågor om en av Ringenäs Golf AB’s tjänster. Till exempel när du gör en bokning i vår restaurang eller på vårt hotell eller om du väljer att skicka en bokningsförfrågan via vår hemsida, mail eller telefon.
• För bokningar av exempelvis konferens för företag där en person beställer för grupper där du är en av deltagarna. Det vill säga om någon gör en bokning i ditt namn eller företag som lämnar namnlista för kommande konferens och/eller företagsevent.
• Om du som representant för företag beställer en av Ringenäs Golf AB’s tjänster och/eller blir medlem i vår Business Club.
• Via webbläsare och cookies när du besöker vår hemsida ringenas.com
• I samband med användning av Ringenäs Golf AB’s digitala tjänster. Exempelvis när du köper presentkort, paket, golflektioner eller bokar in dig på padel eller golf.
• När du väljer att teckna medlemskap på Ringenäs Golfklubb och när du väljer att prenumerera på våra nyhetsbrev.

Vilka personuppgifter behandlas?

Namn, personnummer, telefonnummer, golf-id, e-postadress, IP-adress, kortnummer, kontonummer & adress.

Du kan på egen begäran ge Ringenäs Golf AB personuppgifter utöver de allmänna om du bedömer att det är viktigt, antingen av säkerhetsmässiga orsaker och/eller för att ge oss en möjlighet att skräddarsy och anpassa våra tjänster för dig. Dessa uppgifter kan gälla handikapp, allergi, medicinska tillstånd och dylikt. Dessa uppgifter behandlas som känsliga personuppgifter.

Ringenäs Golf AB behandlar endast personuppgifter som är nödvändiga i förhållandet till vad som krävs för ändamålet i vilka de behandlas (uppgiftsminimering). Till exempel: vid bokning av restaurang och hotell behandlar vi följande personuppgifter; namn, telefonnummer, e-post samt eventuellt kortnummer.

Varför behandlas mina uppgifter?

Det är den enskilde tjänsten, som både avgör vilka personuppgifter Ringenäs Golf AB behandlar och målet med insamlandet. Vårt mål med insamlingen av personuppgifter kan vara ett eller flera av följande orsaker:
Administration:

• För fullgörande av tjänsteavtal: för att kunna leverera de tjänster du har beställt av Ringenäs Golf AB använder vi dina personuppgifter på olika sätt. Uppgifterna används för att göra en bokning via vårt hotell, golf, padel, konferens och/eller restaurang samt för att genomföra betalningen av de tjänster du har beställt.
• För fullgörande av köpeavtal: Om du har beställt en vara, ett presentkort eller liknande används uppgifterna på motsvarande sätt för att leverera dessa produkter till dig.
• För fullgörande av rättsliga förpliktelser: Administration av dina köp, din resa inkluderar också användning av dina uppgifter till bokföring, avräkning och revision, kredit eller andra verifieringar av betalkort.
• För att kunna hantera och följa upp kundserviceärenden: Vi använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller t.ex. reklamationer. Vi använder ditt namn och bokningsnummer för att identifiera dig och de tjänster du har beställt/köpt. Vi använder dina kontaktuppgifter, som e-postadress och telefonnummer för att kunna kontakta dig före, under och/eller efter din vistelse hos oss.
• Utskick av information: När du har bokat eller köpt en av Ringenäs Golf AB’s tjänster använder vi dina personuppgifter för att skicka bokningsbekräftelse och viktig information. Sådana utskick sker till den e-postadress eller telefonnummer som har lämnats i samband med bokning.
• För att genomföra marknadsföring och personifiering: Om du har anmält dig till Ringenäs nyhetsbrev använder vi dina personuppgifter för att skicka nyhetsbrev med erbjudande till dig och för att anpassa innehållet i nyhetsbrevet till just dig.
• För att genomföra marknadsföring i digitala kanaler såsom sökmotors- marknadsföring, sociala medier och bannerannonsering.
• Om du är medlem i Ringenäs GK: För att kunna hantera ditt medlemskap, kontaktinformation, e-post, telefonnummer och namn men även födelsedata och postnummer.
• ringenas.com använder cookies: För att avgöra vilka som besöker våra webbplatser använder vi cookies för att skapa demografisk och användarrelaterad statistik. Även för att kunna leverera en personligt anpassad upplevelse av våra tjänster. Vi använder oss av IP och golf-id. Detta ger oss möjlighet att anpassa och skapa innehåll och tjänster som matchar dina och andra användares önskemål och intressen. Det kan förekomma att vissa personuppgifter, exempelvis IP-adresser, hanteras av cookies på ringenas.com. För denna hantering gäller förutom vår integritetspolicy också vår policy för cookies.
• För att genomföra, hantera deltagande och utvärderas efter tävlingar, spel och/eller event: Uppgifter som du lämnar vid deltagande såsom namn, personnummer, ålder, kontaktuppgifter. Dessa uppgifter används för att kommunicera med dig både före och efter ett event. T.ex. bekräftelse på anmälningar.
• Uppfyllande av lagens krav: Behandling av dina personuppgifter kan slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet och redovisning.
• För att kunna förhindra missbruk av tjänster eller avtal, eller för att förhindra, förebygga och utreda brott mot företaget eller olyckor som inträffat.

Ringenäs behandlar endast dina personuppgifter för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och kan inte senare behandlas på ett annat sätt som är oförenligt med dessa mål (ändamålsbegränsning).

Vart sparas mina uppgifter?

Vart dina personuppgifter sparas beror på dess ändamål. Ringenäs Golf AB sparar en del av dina personuppgifter i våra interna system men utöver dessa använder Ringenäs Golf AB sig även av externa leverantörer av IT-tjänster, IT-system, betalningslösningar, undersökningar, nyhetsutskick m.fl. Ringenäs Golf AB har upprättat interna regler och instruktioner om informationssäkerhet och behandling av dina personuppgifter. Reglerna innehåller instruktioner och åtgärder som skyddar dina personuppgifter mot att obehöriga får åtkomst eller kännedom om dina personuppgifter. Ringenäs Golf AB har även försäkrat sig om att respektive leverantör fullgör sitt ansvar och har ingått personuppgiftsbiträdesavtal i enlighet med de nya EU-reglerna för behandling av personuppgifter. Detta personuppgiftsbiträdesavtal säkrar och skyddar dina personuppgifter.

Hur länge sparas mina uppgifter?

Ringenäs Golf AB sparar inte dina uppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas.

Vid köp eller förfrågan av en av Ringenäs Golf AB tjänster sparas i huvudregel dina personuppgifter i 12 månader efter avresa. Har du gett oss ditt samtycke att spara dina personuppgifter i vår kontaktdatabas för nyhetsbrev, där vi kan ge dig anpassade och personliga erbjudanden i framtiden så sparas de där tills du avregistrerar dig.

När du väljer att teckna medlemskap på Ringenäs Golf AB så sparas dina personuppgifter under tiden som ditt medlemskap är aktivt, efter utträdande sparas dina uppgifter i golfens IT-system och följer deras integritetspolicys.

Ringenäs Golf AB följer regler och förordningar och kan komma att spara dina personuppgifter längre i enlighet med lag. Samma personuppgifter kan lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Det kan innebära att en uppgift som har raderats och avidentifierats ur ett system för att den inte längre är nödvändig kan finnas kvar i ett annat system där den lagras med stöd av samtycke eller i enlighet med lag. Ringenäs Golf AB hanterar dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lag.

Bokning via en online travel agency

När du bokar hotell via en online travel agency, så som Booking.com, Hotels.se och Expedia, lämnar du dina personuppgifter till dem. Dessa personuppgifter ansvaras för och hanteras av respektive aktör i enlighet med deras personuppgiftspolicy.

När en bokning är genomförd genom en OTA skickar de vissa personuppgifter till Ringenäs Golf AB för att bekräfta att bokningen är gjord och för att vi ska kunna erbjuda tjänsten till personen.

Ringenäs Golf AB ansvarar inte för respektive aktörers hantering av de personuppgifter du själv lämnat direkt till dessa. Ringenäs Golf AB hanterar de mottagna personuppgifterna från OTA i enlighet med denna integritetspolicy och vid var tid lämplig lag.

Den juridiska grunden för behandling

Samtycke – Ringenäs Golf AB får i samtycke av personer behandla och spara de personuppgifter efter de ändamål som har presenterats av Ringenäs Golf AB. Samtycke är frivilligt och kommunicerat till den berörda personen. Samtycke kan lämnas muntligt, skriftligt eller elektroniskt. I anslutning till er vistelse på Ringenäs kommer vi skicka ut en förfrågan om samtycke för att spara dina personuppgifter.

Ringenäs Golf AB kan behandla dina personuppgifter utan samtycke och behandlas i så fall i enligt med en eller flera av följande juridiska grunder:

• Avtal – Ringenäs Golf AB kan behandla dina personuppgifter för att det är nödvändigt för att fullgöra ett kontrakt där du ingår. Det kan exempelvis vara i samband med bokning av hotell- och restaurangvistelse, möte, event och/eller samarbetsavtal. Ringenäs Golf AB kan även behandla dina personuppgifter för att kunna genomföra vissa handlingar och/eller förberedelser på din begäran, före ingående av ett kontrakt.
• Rättslig skyldighet – Ringenäs Golf AB kan komma att behandla och spara dina personuppgifter i enlighet med lag. Så som bokföringslagen, vilket kan innebära att vi måste spara och hantera personuppgifter oavsett krav som ställs i Dataskyddsförordningen.
• Legitima intressen – Behandlingen kan även göras för att Ringenäs Golf AB kan driva ett legitimt intresse, under förutsättning att detta inte går ut över ditt intresse. Detta kan innebära statistik, enkäter, intressebaserad marknadsföring. Detta görs i syfte att förbättra dina fördelar, din upplevelse samt utveckling av våra tjänster.

Vid vissa tillfällen hanterar Ringenäs Golf AB uppgifter från tredje part, exempelvis i samband med en gruppbokning och/eller en individuell övernattning för tredje part – exempelvis en assistent eller liknande. I sådana fall är den ansvariga för gruppen och/eller bokningen skyldig att informera de inblandade gästerna om Ringenäs Golf AB´s villkor och regler. Det är även tredje parters plikt att tillhandahålla det nödvändiga samtycket för registrering och behandling av känsliga personuppgifter.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?
Personuppgiftsbiträden. I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner.

Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga:

Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarigt innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas, utan det företagets integritetspolicy sätter ramarna för deras behandling. Dessa kan vara:

1. Statliga myndigheter (Polisen, Skatteverket eller andra myndigheter) om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller vid misstanke om brott.
2. Företag som ombesörjer allmänna varutransporter (logistikföretag och speditörer)
3. Företag som erbjuder betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer).
4. Försäkringsgivare som tillhandahåller försäkringar på vissa av våra produkter

Var behandlar vi dina personuppgifter

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES. Trots detta kan det förekomma tredjelandsöverföring inom vissa behandlingar. Oavsett vilket land dina personuppgifter behandlas i vidtar vi rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES garanteras skyddsnivån antingen genom beslut från EU-kommissionen om att landet säkerställer en adekvat skyddsnivå eller genom användandet av s.k. lämpliga skyddsåtgärder. Om du vill få ut mer information om de skyddsåtgärder som har vidtagits är du välkommen att kontakta oss via info@ringenasgk.se

När du söker anställning hos oss

När du söker jobb hos Ringenäs Golf AB behandlas de uppgifter du har givit i samband med din ansökan. De personuppgifter som hanteras är som följer: namn, adress, telefonnummer och e-postadress, uppgifter om utbildningsbakgrund samt uppgifter om nuvarande och tidigare yrkesverksamhet. Vi använder uppgifterna för att bedöma om Ringenäs Golf AB vill erbjuda dig en anställning, samt för att kunna kommunicera med dig i samband med rekryteringsprocessen.

Under rekryteringsprocessen hanteras din ansökan och personuppgifter av relevanta chefer och HR-ansvarig. Dina uppgifter bevaras oåtkomligt för obehöriga personer. Om du blir anställd på Ringenäs Golf AB sparas dina uppgifter i enlighet med Ringenäs Golf AB integritetspolicy för medarbetare samt i enlighet med lag.

Ansökningar från kandidater som inte anställs sparas som huvudregel i tolv (12) månader efter det att avslaget lämnats. Ringenäs Golf AB inhämtar samtycke från den sökande för sparande av ansökningen. Dessa ansökningar hanteras av HR-ansvarig och bevaras oåtkomligt via ett IT-system.

Uppsökande sälj- och kundkontakt

Det ligger i verksamhetens intresse att bedriva uppsökande kontakt med nya potentiella kunder. Detta intresse är en väsentlig och nödvändig del för verksamheten. Ringenäs Golf AB kan komma att ta kontakt med potentiella kunder via e-post, telefon eller under andra evenemang för att marknadsföra Ringenäs Golf AB och erbjuda dig eller ert företag anpassande tjänster. Om du invänder mot pågående behandling av dina personuppgifter har du rätt att få dina personuppgifter raderade.

Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen har du en rad rättigheter, dessa är som följer:

• Rätt till information. Du har rätt att få information om hur Ringenäs Golf AB behandlar dina personuppgifter samt vilka personuppgifter som behandlas. Detta ser du genom denna integritetspolicy.
• Rätt till tillgång. Du har rätt att få tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig.
• Rätt till rättelse. Du har rätt att vända dig till Ringenäs Golf AB och få eventuella felaktiga personuppgifter rättade.
• Rätt till radering. Du har rätt att få de personuppgifter som Ringenäs Golf AB behandlar om dig raderade. Om du önskar bli ”bortglömd” raderar vi alla uppgifter om dig som Ringenäs Golf AB inte enligt lag är skyldig att spara.
• Rätt att återkalla samtycke. Om behandlingen av dina personuppgifter är baserad på ett samtycke från dig, har du rätt att dra tillbaka ditt samtycke. Om du önskar ta tillbaka ditt samtycke raderar Ringenäs Golf AB alla uppgifter om dig som vi inte enligt lag är skyldig att spara. Du kan också ändra dina cookie-inställningar. Återkallande av samtycket påverkar inte lagligheten av behandlingen av dina personuppgifter som skett innan återkallandet.
• Rätt till begränsning av behandling, dvs. rätt att begära att personuppgifterna endast får behandlas för vissa avgränsade syften
• Rätt till dataportabilitet. Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig på antingen ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig har du rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig. En förutsättning är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserat.
• Rätt att göra invändning mot behandling. Denna rätt gäller när personuppgifter behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning som laglig grund. Den enskilde har alltid rätt att invända mot att hans eller hennes personuppgifter används för direktmarknadsföring.
  • Berättigat intresse: I de fall vi använder berättigat intresse som laglig grund för ett ändamål har du möjlighet att invända mot behandlingen.
  • Direktmarknadsföring: Du har möjlighet att invända mot att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring.
• Rätt att klaga till tillsynsmyndigheten. Varje registrerad som anser att behandlingen av personuppgifter som avser henne eller honom strider mot GDPR har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten.

Genom en skriftlig begäran till Ringenäs Golf AB kan du få ett registerutdrag av dina personuppgifter. Du kan via skriftlig begäran, e-post eller via telefon få dina personuppgifter rättade, göra invändningar eller begära att få dina personuppgifter raderade. Ringenäs Golf AB kommer inom 31 dagar efter mottagande av din begäran rätta, radera eller på begäran av registerutdrag skicka denna till din e-post.

Ringenäs Golf AB kan avvisa en begäran om utskrift som antingen är orimligt upprepande, kräver oproportionerliga tekniska åtgärder (exempelvis att utveckla ett nytt system eller ändra en befintlig praxis väsentligt) eller påverkar skydd av andras personuppgifter.

Begäran ska undertecknas av dig (signatur) och innehålla namn, personnummer, telefonnummer och e-postadress. Begäran skickas till:

Adress: Ringenäs Golf AB, Strandlida 469, 305 91 Halmstad
Märk: Personuppgiftsutdrag
Så här kan du skriva:
Personuppgiftsutdrag – till Ringenäs Golf AB Personuppgiftsansvarig
Härmed ansöker jag om information enligt 26 § personuppgiftslagen.

…………………………………………………………………
(Ort och datum)
…………………………………………………………………
(Namnteckning)
…………………………………………………………………
(Namnförtydligande, personnummer och adress.) (e-post/telefonnummer)

Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen finns alltid här på webbplatsen.

Personuppgiftsincident

Personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring av de personuppgifter som behandlas. Det kan också vara fråga om en personuppgiftsincident om en säkerhetsincident leder till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de behandlade personuppgifterna.

Vid fall av personuppgiftsincident kommer Ringenäs Golf AB att underrätta dig så snabbt som möjligt. Ringenäs Golf AB kommer även att vid incident rapportera till Tillsynsmyndigheten. Detta sker utan dröjsmål, senast 72h från det att Ringenäs Golf AB har vetskap om incidenten.

Personuppgiftsansvarig

Ringenäs Golf AB är personuppgiftsansvarig.

Kontaktuppgift:
Ringenäs Golf AB
Org.nr: 556244-4660, med adress Strandlida, 305 91 Halmstad
Tel: 035 – 16 15 90
E-post: info@ringenasgk.se